Analyst, Independent Events

Overview
•    Es responsable de generar y administrar los apoyos para Eventos Independientes.
•    Administra las bases de datos del área de Eventos Independientes: base de datos solicitud evento, base de datos post eventos y base maestra para construir las métricas mensuales/trimestrales y anual (# eventos, asistentes, presupuesto, tipo eventos, etc.), así como medir niveles del servicio del área.
•    Es responsable de la comunicación relacionada al apoyo de EI, así como del envío de presentaciones y materiales (regalos) a los EI.
•    Es responsable de tramitar los reembolsos necesarios a Distribuidores.
•    Coordinará el calendario de los Doctores que apoyan las Giras de Bienestar, así como se ocupará de facilitar sus requerimientos de viaje (transporte, hospedaje, viáticos, etc.).

•    Encargado de recibir las solicitudes de Eventos Independientes por parte de Distribuidores y verificar la aprobación del Regional, asegurando el cumplimiento de la política de Eventos Independientes.
•    Encargado de tramitar todos los apoyos para el DS: flyer del evento, trámite de vuelos y hospedaje del Orador, salidas/envío de producto, envío de regalos en caso de que se requiera, recepción del post evento.
•    Asegura que las vías para recibir las solicitudes de eventos y post eventos funcionen para la generación de la base de datos.
•    Alimentar la Macro con la información recibida diariamente: fecha del evento, número de asistentes, orador, sede, post evento, folios, etc.
•    Mantiene comunicación vía electrónica con los coordinadores de Eventos Independientes y Regionales para confirmar la recepción de solicitud de evento, aprobaciones, envío del post evento, presentaciones, convocatorias, avisos, etc.
•    Administra y asegura el funcionamiento de la cuenta de correo electrónico ventasmexico@herbalife.com, que es la principal vía de comunicación del área. Establece los criterios de respuesta de los correos para que sean recibidas por los usuarios correspondientes.
•    Crea base solicitud de eventos asegurándose de que no haya eventos duplicados, mal registrados y/o que no cumplan con política.
•    Generar base de datos de posteventos: los recibe mediante la liga, clasifica: mes, si obtuvo apoyo o no y con esta información genera los niveles de servicio del área. Esta base sirve para gestionar la salida de producto del siguiente evento a apoyar.
•    Elabora la base maestra alimentada por base de posteventos, base de solicitud de eventos, base de registro de flyers publicados, base de apoyo a orador y base de salidas de producto.
•    Desarrolla mensualmente la presentación de métricas (número de eventos, número de asistentes, comportamiento por región, gastos vs presupuesto, cantidad de producto desplazado por mes, etc.) y niveles de servicio (publicación de flyer, entrega de producto y apoyo a orador).
•    Solicita a Finanzas los folios de los eventos independientes para el control del presupuesto.
•    Verifica la actualización de precios y disposición de producto para Eventos Independientes con Control de Inventarios.

•    Control de la asignación de materiales (regalos) para asegurar la correcta distribución de acuerdo al número de asistentes/eventos vs la producción de regalos.
•    Resguarda físicamente los formatos de salida de producto y TAF’s.

REQUIRED QUALIFICATIONS
Skills:
•    Technical skills: manejo de paquetería Office.
•    Soft skills: capacidad numérica, organización, enfoque en seguimiento a procesos, habilidad de comunicación y buen trato.
•    Trabajo en equipo, sentido de urgencia.
Languages:
•    Intermediate in English.
Experience:
•    Atención al cliente.
•    Analista de datos.
Education: (Bachelor’s degree, Master, Certificates, Licenses, Registrations, high school.)
•    Licenciatura en administración, RP.
PREFERRED QUALIFICATIONS: (Note: These are additional requirements BEYOND what is required to be considered for the role.)
•    Manejo de conflictos.
•    Toma de decisiones.
•    Trabajo bajo presión.
•    Disponibilidad para viajar incluso fines de semana.
•    En ocasiones horarios extendidos.